En resumen
Para importar existencias sin errores, usa una fila por producto con una fila de encabezados, un código único en cada fila, números como números y códigos de barras como texto, y guarda en CSV UTF-8 si usas nombres en árabe. Importa primero entre veinte y cincuenta filas, lee la lista de problemas antes de confirmar y comprueba los totales.
¿Cómo debes preparar la hoja de Excel antes de importar?
Prepara la hoja de modo que cada fila sea exactamente un producto, la primera fila contenga los nombres de las columnas y todas las filas tengan un código único. Elimina filas vacías, celdas combinadas y notas dentro de los datos, porque la importación lee la hoja fila a fila y no puede adivinar qué significa una celda combinada.
- Un producto o variante por fila; la primera fila lleva los nombres de columna.
- Un código único en cada fila.
- Números como números: sin símbolos de moneda ni texto como «uds.» en una celda de cantidad.
- Códigos de barras con formato de texto para que Excel conserve los ceros iniciales y los números largos.
- Si usas nombres en árabe, guarda en CSV UTF-8 para que los caracteres se conserven.
¿Qué columnas necesita una hoja de existencias?
Como mínimo necesitas el nombre del producto y un código único. Añade la categoría, la unidad, el precio de coste, el precio de venta, las existencias iniciales y una cantidad de alerta de stock bajo para que los productos estén listos para vender al día siguiente.
| Columna | Ejemplo | Consejo |
|---|---|---|
| Nombre | Bebida de avena 1 L | Mantén los nombres coherentes |
| Código | BEB-AVE-1L | Debe ser único |
| Categoría | Bebidas | Escríbela siempre igual |
| Precio de coste | 4.50 | Número sin símbolos |
| Precio de venta | 6.00 | Número sin símbolos |
| Existencias iniciales | 48 | Entero o decimal según la unidad |
¿Cómo funciona el asistente de importación de Inventorious?
El asistente de importación de Inventorious lee un archivo CSV o Excel, asigna sus columnas a los campos del producto automáticamente y enumera los problemas antes de guardar nada. Al confirmar se crean los productos y las existencias iniciales, y la importación se puede deshacer si algo no cuadra.
- Prepara la hoja con un producto por fila.
- Sube el archivo y revisa la asignación automática de columnas.
- Lee la lista de problemas y corrígelos en la hoja si hace falta.
- Confirma la importación.
- Revisa los productos y el historial de stock.
¿Cuáles son los errores de importación más comunes?
Los más comunes son los códigos repetidos, los números guardados como texto, los códigos de barras que Excel convierte en notación científica o a los que quita los ceros iniciales, las celdas combinadas y los archivos guardados con una codificación equivocada. Cada uno es fácil de evitar en la hoja y difícil de arreglar después.
- Códigos repetidos: dos filas con el mismo código se pisan o chocan.
- Notación científica: un código largo que aparece como 6,29E+12 ya ha perdido dígitos.
- Ceros iniciales perdidos: da formato de texto a la columna antes de escribir los códigos.
- Separador decimal: usa un solo estilo, no una mezcla de coma y punto.
- Espacios al final: «Camisa » y «Camisa» parecen iguales pero son distintos.
¿Cómo se comprueba el resultado tras importar?
Compara la importación con tu hoja: el número de productos, el total de unidades y el valor total del stock deben coincidir. Después abre unos cuantos productos, revisa sus códigos, precios y existencias iniciales, y busca o escanea algunos para asegurarte de que funcionan en caja.
- Compara el número de productos con las filas de tu hoja.
- Compara el total de unidades y, si lo tienes, el valor del stock.
- Abre diez productos al azar y revisa todos los campos.
- Busca o escanea tres de ellos como si los vendieras.
- Si algo falla, deshaz la importación, corrige la hoja e impórtala de nuevo.
¿Conviene importarlo todo de una vez?
No. Importa primero entre veinte y cincuenta filas como prueba, revisa el resultado y solo entonces importa el resto. Una prueba pequeña muestra problemas de asignación y formato en minutos, mientras que un error en una importación completa tarda mucho más en encontrarse y deshacerse.
Preguntas que responde esta guía
¿Puedo deshacer una importación si el resultado no es correcto?
Sí. Una importación se puede deshacer, de modo que puedes corregir la hoja y repetirla. Aun así, prueba antes con un lote pequeño y revisa la lista de problemas antes de confirmar, para que deshacer sea la excepción y no el plan.
¿La importación admite archivos Excel y CSV?
Sí. Puedes subir un archivo CSV o Excel. Usa CSV UTF-8 si los nombres de tus productos tienen caracteres árabes u otros no latinos, para que el texto se lea correctamente.
¿Puedo importar también las existencias iniciales?
Sí. Incluye una columna de existencias iniciales y la importación crea los productos junto con sus cantidades de partida, que luego puedes revisar en el historial de stock.
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Fuentes y lecturas recomendadas
Orientación general, no asesoramiento fiscal, legal ni contable. Consulta la normativa vigente con la autoridad competente.